Fallstudie: Digitalisierung im Krankenhaus - »MVZ zur Gesundheitsquelle«

22.03.2018 · ca. 3 Minuten Lesezeit

Die Case Study »MVZ zur Gesundheitsquelle« befasst sich mit der Digitalisierung von Prozessen im Krankenhaus, speziell hier in der Ambulanz resp. in einem medizinischen Versorgungszentrum.

Der Mandant

Die Mandantin betriebt ein 300-Betten-Haus der Grundversorgung. Dem Krankenhaus angegliedert ist ein MVZ, an dem das Krankenhaus mit 51% beteiligt ist. Das MVZ beschäftigt 11 Ärzte aus 9 Fachbereichen. Die Abläufe sind durchmischt digital und analog über Papier. Das Krankenhaus wandte sich an die ELSTE Steuerberatung, um sich über die Möglichkeiten der Digitalisierung beraten zu lassen. Der Kontakt kam im Rahmen des Awards Deutschlands Beste Klinik-Website zustande.

Die Kernfragen

Die Mandantin wandte sich mit folgenden Fragen an uns:

  • Welche Prozesse können digitalisiert werden?
  • Welche Voraussetzungen sind technisch dazu notwendig
  • Was ist auf Basis der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) dabei zu beachten?
  • In welcher Höhe lassen sich dadurch Kosten einsparen?

Prämissen

Die Mandantin nannte verschiedene Prämissen, die im Rahmen einer Digitalisierung zu beachten waren:

  1. Der Datenschutz muss 100% sichergestellt sein.
  2. Eingesetzte Techniken sollen mindestens für 10 Jahre einsatzfähig bleiben.
  3. Der Patient muss im Fokus bleiben, der Mensch-Maschine-Kontakt muss im Hintergrund laufen.

Unser Beratungsauftrag

Es waren für den Mandanten die oben genannten Kernfragen unter Beachtung der Prämissen zu beachten.

Analyse der Abläufe

Durch insgesamt drei Besuche vor Ort über einen Zeitraum von 14 Tagen haben wir uns ein erstes Bild über die aktuellen Abläufe gemacht. Ein QM-Handbuch lag bereits vor, so dass viele Prozesse auch beschrieben waren. Es stand hier im Vordergrund die Frage: welche Abläufe können von der Digitalisierung profitieren?

Terminvergabe

Die Terminvergabe erfolgte teilweise elektronisch; hier konnte eine Online-Verbindung zum Internet geschaffen werden. Ebenso konnte der Patient online seinen Status einsehen und die minutengenauen Wartezeiten abrufen. Alle Daten wurden anonymisiert über eine ID vermittelt.

Online-Check-in

Für Patienten, die in den stationären Aufenthalt gingen, wurde über eine App ein Vorab-Check-in ermöglicht. Die Patienten irrten damit nicht mehr im Haus herum, sondern wussten genau und wo sie sein mussten. Das Stationspersonal wurde ebenfalls informiert. An die hinterlegten Mail-Adressen der Angehörigen ging eine Info mit allen wichtigen Daten heraus.

Dokumentenmanagement-System

60% aller Dokumente lagen auf Papier vor. Durch die Einführung eines Dokumentenmanagement-System (DMS) wurde diese Quote auf 3% gesenkt. Das DMS steht aktuell aus Datenschutzgründen nur intern zur Verfügung, kann also von extern nicht abgerufen werden. Arztbriefe können von extern abgerufen werden. Dazu müssen diese in den externen Server kopiert werden. Dort bleiben sie dann für 14 Tage auf Abruf, danach werden die Daten gelöscht.

Kommunikation innerhalb der Abteilungen

Die Kommunikation erfolgte teilweise per Telefon, teilweise auch per Mail. Als Ersatz wurde ein Chatsystem, ähnlich WhatsApp eingeführt. Die Daten werden über einen eigenen Hipchat-Server bereitgestellt.

Informationssammlung

Wichtige Informationen werden inzwischen über ein Krankenhaus-Wiki als Intranet zur Verfügung gestellt. Das Wiki läuft ebenfalls auf einem eigenen Server und setzt Moinmoin als Wiki-Technologie ein.

Digitale Sprechstunde

Für Patienten, die nur zur Labordiagnostik oder -kontrolle in das MVK kamen, wurde eine digitale Sprechstunde eingeführt. Hier können sich die Patienten per Telefon oder über die Webseite mit dem Arzt in Verbindung setzen. Aus Datenschutzgründen ist das aktuell aber nur eingeschränkt möglich.

Workshop

Der Beratungsauftrag endete mit einem eintägigen Workshop. Dazu waren insgesamt 12 Personen eingeladen, die auch alle gekommen sind. Hier wurden die möglichen Strategien diskutiert und es wurde ein konkreter Zeitplan für die Umsetzung der Maßnahmen festgelegt. Ein Folge-Workshop wurde bereits für in 6 Monaten geplant.